Tekes projektisuunnitelman teossa kannattaa hyödyntää valmiita mallipohjia

Käytännössä jokainen Tekesin avustuksia hakeva yritys joutuu tekemään projektisuunnitelman rahoitushakemuksensa yhteyteen. Erillisellä projektisuunnitelmalla testataan ja arvioidaan hakevan yrityksen projektinhallintaosaamista. Keskeisinä osina projektisuunnitelmaa yrityksen tulee asettaa ja arvioida projektin työmääriä, aikatauluja ja tavoitteita sekä pyrkiä tunnistamaan hankeen riskejä ja odotettavia kustannuksia.

Tekes hankkeissa projektisuunnitelman voi kuitata kahdella tavalla:

1. Joko erillisellä liitteellä toimitettava projektisuunnitelma (yleisin vaihtoehto)

2. Tai pienemmissä projekteissa projektisuunnitelman tiedot voi syöttää asiointipalvelussa suoraan hakemuslomakkeeseen

Tekstinkäsittelyohjelmilla tehdyt projektisuunnitelmat porskuttavat edelleen huomattavasti vahvemapana, sillä tiedon esittäminen ja muokkaaminen on niissä huomattavasti helpompaa kuin Tekesin asioinnista löytyvässä tekstikentässä. Tämän lisäksi erillistä projektisuunnitelmaa pääsee muokkaamaan helpommin, kun jokaisen suunnitelman tekemiseen osallistuvan henkilön ei tarvitse olla kirjautuneena asiointipalveluun.

Mitä Tekes projektisuunnitelma pitää sisällään?

Nopeiten käsityksen projektisuunnitelman sisällöstä saa, kun käyttää apunaan Tekesin omia projektisuunnitelmapohjia, jotka saa ladattua Tekesin hakuohje -sivulta. Mutta mikään ei tietenkään estä tekemästä projektisuunnitelmasta oman näköistä ja tärkeintä onkin, että projektisuunnitelma palvelee oikeasti yrityksen kehityshanketta - työtuntien uhraaminen vain Tekesiä varten laaditulle projektisuunnitelmalle ei kuulosta kovin fiksulta ajankäytöltä.

Jos päädyt tekemään projektisuunnitelman täysin itse, niin seuraavat asiat kannattaa vähintäänkin siihen kirjata:

Tekes projektisuunnitelma

1. Tavoitteet ja miten niitä mitataan - Kuvaa projektin taustat ja mitä projektilla tavoitellaan sekä miten onnistumisia voidaan seurata. (Samoja asioita käsitellään myös rahoitushakemuksessa, joka täytetään Tekesin asiointipalvelussa. Eli materiaalia kannatta kierrättää.)

2. Toteutus - Kuvaa mitä tehtäviä projektiin kuuluu ja miten ne toteutaan.

3. Aikataulu - Kuvaa projektin kokonaisaikataulu ja miten suunnitellut tehtävät jaksottuvat siihen. Usein graafinen taulukko havainnolistaa tehtävien jaksottumista selkeiten.

4. Resurssit - Kuvaa yrityksen henkilöstöresurssien panostus projektille sekä projektissa mahdollisesti hyödynnettävät verkostot, ostopalvelut ja muut yhteistyöjärjestelyt.

5. Työmäärät ja kustannukset - Kuvaa projektin työmäärät ja kustannusarviot. Helpointa on napata ladattavasta Tekes projektisuunnitelmasta esimerkkitaulukko näiden kirjaamiseen.

Näillä pääsee todella hyvin alkuun. Vielä viimeisenä vinkkinä: ennen projektisuunnitelman tekoa kannattaa tutustua Tekesin asiontipalvelussa täytettävään rahoitushakemukseen ja täytellä se pois alta. Hakemuksen ja projektisuunnitelman kysymyksissä on nimittäin paljon päällekäisyyksiä, ja näin ollen jo täytetyn hakemuksen tiedoista voi ammentaa matskua myös projektisuunnitelmaan.